Chillida Leku selecciona asistente de dirección y equipo ejecutivo

El Museo Chillida Leku de Hernani selecciona asistente de dirección y equipo ejecutivo.

FUNCIONES:
Apoyar el día a día del departamento:
Atender la recepción.
Responder el teléfono y gestionar el buzón de voz y la bandeja de entrada del Museo.
Gestionar todo el correo saliente, incluidas las entregas por mensajería.
Ser responsable del envío de invitaciones a exposiciones temporales, catálogos, libros y otros.
Ser responsable de gestionar las nuevas entradas de direcciones y las actualizaciones en la base de datos.
Asegurarse de que el área de la oficina esté siempre limpia y ordenada.
Realizar pedidos y almacenar equipos de oficina, material de oficina y suministros generales, así como suministros de cocina.
Mantener actualizado y organizar el sistema de archivos.
Ayudar con los preparativos de viaje del personal y los visitantes.
Compras de rutina a los proveedores.
Proporcionar apoyo administrativo al Director.
Tareas ad hoc para apoyar a otros gerentes.
Manejar la información sensible de manera confidencial.

Apoyar la excelencia en la ejecución de los proyectos del Museo:
Ayudar al Director del Museo con la planificación, organización y gestión de varios proyectos e iniciativas en todos los departamentos.
Asistir a reuniones. Cuando sea necesario, tomar registros o actas, procesarlos como corresponde y monitorear las acciones desarrolladas en función de las decisiones tomadas.
Preparar materiales de presentación, documentos y políticas.
Apoyar las asociaciones y las relaciones del Museo con otras instituciones y agentes.
Apoyar la planificación, preparación y ejecución de eventos.

REQUISITOS:
Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas.
Habilidades excepcionales de organización, realización de múltiples tareas y establecimiento de prioridades.
Capacidad para trabajar en colaboración y seguir instrucciones.
Capacidad y confianza para tomar la iniciativa.
Conocimiento y pasión por el arte moderno y contemporáneo.
Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral.
Dominio de inglés, español y euskera; otros idiomas son un plus.
Dominio de la informática (en particular de MacOS X, Microsoft Office Suite y Google Apps for Business) y disposición para aprender otros programas nuevos según sea necesario.

ENVÍO DE SOLICITUDES:
Enviar currículum y carta de presentación, incluidas las referencias, únicamente por correo electrónico a: rrhh@museochillidaleku.com.

CONDICIONES DEL CONTRATO:
Jornada a tiempo completo. Los días y horas de trabajo son de lunes a viernes, de 09:00 a 18:00 horas.
Es posible que se requiera trabajo ocasional por la noche y los fines de semana, según lo exijan las tareas del puesto.

PARA MÁS INFORMACIÓN:
www.museochillidaleku.com